Périodicité

L'assemblée générale doit être réunie au moins 1 fois par an dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Toutefois, elle peut l'être autant de fois que cela est nécessaire.

Initiative de la réunion

La réunion peut être à l'initiative :

• du syndic de copropriété (particuliers),

• du conseil syndical (particuliers),

• d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires (correspondant à sa quote-part de tantièmes dans les parties communes), sauf si le règlement de copropriété (particuliers) prévoit un nombre de voix moins élevé.

Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.

En cas de défaillance du conseil syndical, l'assemblée générale peut être provoquée par tout copropriétaire dans le cadre d'une procédure en référé (particuliers) devant le tribunal de grande instance (TGI).

Contenu de la convocation

La convocation doit être écrite et mentionner :

• le lieu, la date et l'heure de la réunion,

• les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion,

• les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale.

En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :

• des documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes,

• du projet de budget prévisionnel (particuliers) avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté,

• des projets de contrat pour voter des travaux,

• des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges.

Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :

• des

• 5 annexes comptables
(l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles),

• de l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,

• de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,

• du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.

Forme de la convocation

La convocation de l'assemblée générale doit être adressée à chaque copropriétaire, au moins 21 jours avant la réunion (sauf urgence). Elle peut être remise en main propre contre récépissé ou émargement.

Toutefois, il est conseillé d'adresser la convocation par lettre recommandée (ou recommandée électronique) avec avis de réception pour éviter toute contestation sur la date de la remise de la convocation.

À savoir

le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.